Оптимизация расходов компаний на бизнес поездки (командировки) в Казахстане

Сегодня ведение практически любого среднего или крупного бизнеса в Казахстане требует большого количества поездок как внутри страны, так и за ее пределами. К сожалению, часто компании мало обращают внимание на возможности сокращения расходов, связанных с поездками своих сотрудников. Средства нередко расходуются бесконтрольно, а поездки не рационально организованны. Поэтому деньги, затраченные на командировки, порой значительно превышают реальную потребность.

Оптимизация расходов компаний на бизнес поездки (командировки) в Казахстане

Опыт показывает, что при оптимизации бюджета деловых поездок потребность в финансовых средствах, выделяемых на них, сокращается на 15 — 20 %. Согласно исследованию, проведенному организацией AirPlus International в конце 2012-года, среди 2100 компаний, 58% опрошенных менеджеров по деловому туризму значительно сокращают расходы компании путем переговоров с авиалиниями, 72% - путем переговоров с отелями, и 55% - за счет скидок и уступок от компаний, предоставляющих в аренду автомобили.

Так как же правильно подойти к этому вопросу? Как сократить расходы? Как контролировать бюджеты деловых поездок? Какие механизмы контроля бюджетов деловых поездок существуют?

Оптимизация расходов компаний на бизнес поездки (командировки) в Казахстане изображение 2

Решать проблему стоит в комплексе. Первым шагом бизнеса на пути к оптимизации бюджетов на командировки должна стать разработка свода корпоративных правил по организации бизнес поездок (тревел политика), регулирующих организацию командировок работников компании. Тревел политика - это документ, который должен содержать ответы на абсолютно все вопросы, касающиеся бизнес путешествий. Цель тревел политики – контролировать и оптимизировать расходы компании на командировки, систематизировать и упростить для сотрудников процесс подготовки и организации поездки. В этом документе важно учесть весь отрицательный опыт. Например, кто-то полетел на важное совещание, но выбрал неудачный рейс и из-за этого опоздал на важные переговоры. Или кто - то потратил слишком много денег, когда можно было сэкономить до половины стоимости перелета. Анализ такого опыта тоже поможет выработать нормы деловых поездок.

Если говорить в общих чертах, то в тревел политике прописаны такие важные моменты как: процедуры бронирования, оплаты гостиничных номеров, билетов, подачи заявок на визы, правила аренды автомобилей, критерии выбора рейсов, класса обслуживания, правила соблюдения санитарно-гигиенических требований и многое другое. Именно тревел политика определяет, какой будет лимит на проживание в гостинице (лимиты могут варьироваться в зависимости от места, например, проживание в Алматы будет стоить дороже, чем в Таразе), сколько можно потратить на авиаперелет (например, в Лондон можно лететь прямым рейсом или с пересадкой. Что выбрать, если прямой рейс дороже, но занимает меньше времени, а второй вариант дешевле, но лететь дольше?).

Оптимизация расходов компаний на бизнес поездки (командировки) в Казахстане изображение 3

Одним из основных вариантов решения этих вопросов может являться корпоративные тарифы авиакомпаний и отелей, оговоренные в рамках трехсторонних соглашений между клиентами и поставщиками услуг при участии туристских агентств. Многие авиакомпании и отели используют такую форму работы с постоянными корпоративными клиентами. При этом для компании предлагаются специальные тарифы, доступные только им. В этом случае тревел политика компании может рекомендовать сотрудникам пользоваться услугами компаний, с которыми имеются выгодные условия сотрудничества, как ценовые, так и неценовые - в виде  приоритетности обслуживания, отсутствия штрафов, повышенных бонусов или других возможностей.

Правильно составленная тревел политика и правильное ее исполнение могут значительно снизить расходы вашей организации. В среднем, если брать период до использования подобного инструмента и период после ее применения, экономия может составлять 15-20% или даже 30%. За год компания может сэкономить не один миллион тенге.

Допустим, вы составили тревел политику, прописали нормы и правила для различных категорий сотрудников, но есть ли уверенность в том, что эти правила будут соблюдаться? Без современных механизмов контроля политики деловых поездок, учета и анализа средств, выдаваемых на организацию командировок, желание сэкономить может превратиться в сложно-выполнимую задачу.

Для решения всех этих задач лучше всего прибегнуть к опыту крупнейших корпораций мира, уже давно разработавших схему, которая позволяет наиболее органично интегрировать управление командировками в рабочие процессы компании.

Во-первых, необходимо подробно изучить ежемесячные расходы на деловые поездки, чтобы составить четкую политику расходования средств корпоративного бюджета. Далее, следует по возможности максимально автоматизировать документооборот, как внутри организации, так и при работе с внешними поставщиками услуг. Переход на электронный документооборот сэкономит огромное количество времени и позволит принимать решение более эффективно, а также сделать внутреннюю финансовую аналитику более прозрачной за счет структуризации всех данных в рамках единой базы данных. При оптимизации системы документооборота в сфере деловых поездок компания избавляется от необходимости подписывать вручную документы на каждую командировку и ежемесячно получает своевременный отчет по всем проведенным транзакциям. Впоследствии эти данные можно интегрировать в используемую компанией систему аналитики и не тратить дополнительное время сотрудников на составление отчетности вручную. Централизованный сбор информации по затратам на командировки за прошедший период деятельности компании и информация о соблюдении тревел политики дает возможность детально проанализировать, каким образом следует распределить средства для более эффективного их использования.

Оптимизация расходов компаний на бизнес поездки (командировки) в Казахстане изображение 4

Кроме того, одним из наиболее эффективных методов оптимизации расходов компании на бизнес поездки является автоматизированное решение для онлайн бронирования (corporate booking tool), позволяющее контролировать соблюдение тревел политики, автоматизировать и ускорить процессы утверждения командировок внутри компании. Первым решением подобного класса в Казахстане является Abacus TripPlan. Используя подобное корпоративное решение, сотрудник компании сможет, потратив пару минут, оформить свою бизнес поездку самостоятельно, отправлять онлайн запросы на утверждение поездок, узнать расписание рейсов, проследить за статусом подтверждения и забронировать поездку в режиме реального времени и многое другое. Для тревел координатора компании – это отличный инструмент мониторинга и анализа затрат на командировки, получения данных в режиме реального времени и быстрого реагирования на изменения потребностей компании.

Согласно результатам исследований британской компании YouGov, одного из мировых лидеров в области управления затратами на деловые поездки, автоматизация управления расходами компании позволяет сократить свои издержки на 50%, одновременно повысив соблюдение тревел политики на 30-50%.

Соблюдение мер по оптимизации расходов на деловые путешествия должно стать неотъемлемой частью бизнес стратегии. Важно, что одним из путей к повышению эффективности управления расходами является создание корпоративной культуры с четко определенными ценностями. Большую роль играет уровень стремления каждого отдельного сотрудника поддерживать политику компании относительно оптимизации расходов. На практике результативным инструментом часто оказывается система поощрений для сотрудников, соблюдающих меры по оптимизации расходов и стремящихся продвигать корпоративную культуру. В дополнение к поощрению существуют меры ограничивающие лимиты по срокам подачи заявки и по расходам на различные категории.

Если заняться вопросом оптимизации бюджета деловых поездок самостоятельно кажется трудным, то можно обратиться в профессиональное турагентство, которое специализированно занимается корпоративным обслуживанием бизнес поездок компаний.

Об этом и многом другом участники рынка индустрии туризма Казахстана и крупные корпоративные клиенты обсудят на ставшей уже традиционной ежегодной Конференции Abacus Корпоративные Путешествия ACTC 2013, которая пройдет в 29-30 октября 2013 года в Алматы. Подробную информацию о конференции ACTC 2013 можно найти на сайте www.CorporateTravel.kz


3005 просмотров
Поделитесь ссылочкой
Нравится

Отдых в Алматы
Алматы, Казахстан
48 $ за 3 дня
Вылеты 25 августа, 1, 8, 15 сентября 
 Кольсайские озера
AGRI TOUR cайт http://agritour.kz/
Алматы, Казахстан
12 $ за 1 день
Вылеты 26, 27 августа 
 Тургенские водопады
AGRI TOUR cайт http://agritour.kz/
Алматы, Казахстан
16 $ за 1 день
Вылеты 26, 27 августа 
 Чарынский каньон «Долина замков»
AGRI TOUR cайт http://agritour.kz/
Алматы, Казахстан
18 $ за 1 день
Вылет 27 августа
 Большое Алматинское Озеро
AGRI TOUR cайт http://agritour.kz/
Отдых уже сейчас
КудаПочёмБлиж. вылет   
Турцияот 530 $24, 25, 26, 27 августа
Кыргызстанот 10 $24, 25, 30, 31 августа
Испанияот 725 $25, 27, 30, 31 августа
Казахстанот 12 $25, 26, 27 августа
Китайот 495 $26 августа
Чехияот 710 $26, 28, 31 августа
Грецияот 627 $29 августа
Черногорияот 905 $29 августа
Таиланд808 $15 ноября
Узнавайте о горящих турах и интересных новостях:
Спешите отдохнуть
Аланья, Турция  
от 545 $ за 8 дней    Вылеты 25, 29 августа, 2, 7, 11, 16, 26 сентября, 10 октября 
Анталия, Турция  
810 $ за 10 дней    Вылет 28 августа
Карловы Вары, Чехия  
от 710 $ за 10 дней    Вылеты 26 августа, 2, 9, 20 сентября 
Карловы Вары, Чехия  
от 832 $ за 10 дней    Вылеты 26, 28, 31 августа, 2, 6, 11, 15 сентября 
Хайнань, Китай  
723 $ за 8 дней    Вылет 26 августа
Хайнань, Китай  
545 $ за 8 дней    Вылет 26 августа
Хайнань, Китай  
495 $ за 8 дней    Вылет 26 августа